Gerenciar finanças pode ser um desafio para os negócios, mas o impacto tende a ser ainda maior nas PMEs (pequenas e médias empresas). A falta de organização ou de acesso a ferramentas modernas pode impedir que seja feito um fluxo de caixa eficiente, por exemplo.
O fluxo de caixa corresponde ao registro de todas as movimentações financeiras de uma empresa, incluindo recebimentos e pagamentos. Assim, é possível monitorar as finanças do negócio, planejar investimentos e evitar crises que o impossibilitem de arcar com as despesas.
Por essa razão, trata-se de um processo central no sucesso de um negócio. Continue a leitura e veja 9 passos para colocar o controle do fluxo de caixa na prática!
- Registrar diariamente as entradas e saídas financeiras
Fazer um fluxo de caixa eficiente começa com a organização diária das finanças da sua empresa. Para tanto, registre todas as entradas – como vendas ou coletas de serviços – e as saídas – incluindo custos fixos, taxas e impostos.
Uma forma de facilitar as anotações e o planejamento financeiro para PMEs é por meio de planilhas ou softwares. Existem ferramentas gratuitas e pagas no mercado que se adaptam às necessidades da empresa e tornam os registros mais precisos.
Ao registrar as informações financeiras, preze a separação entre as receitas e as despesas em categorias. Dessa forma, os documentos oferecidos são mais claros sobre como o dinheiro está sendo gasto e quais são as áreas de melhoria.
Ao categorizar as receitas, é possível separá-las entre as decorrentes de vendas de produtos, de serviços e de rendimentos financeiros. Em relação às despesas, a classificação pode ser feita entre custos operacionais, impostos, marketing e aluguel, por exemplo.
- Busque formas de reduzir os custos
A redução de custos é uma estratégia para melhorar a saúde do fluxo de caixa. Ela deve ser feita sem prejudicar a qualidade dos serviços ou dos produtos oferecidos ao público.
Nesse contexto, uma análise detalhada das despesas fixas e variáveis pode revelar oportunidades de economia. Você pode renegociar contratos com fornecedores, cortar assinaturas utilizadas ou otimizar processos internos para reduzir desperdícios.
- Projete o fluxo de caixa para o futuro
A projeção do fluxo de caixa é uma estratégia útil para identificar eventuais períodos de queda nas receitas empresariais. Ela também é importante para refletir épocas de aumento das despesas, favorecendo o planejamento de investimentos e demonstrando a capacidade do negócio de arcar com suas obrigações.
Para fazer a projeção, considere os dados históricos da empresa. Eles podem indicar épocas em que há maior demanda do público ou aumento dos gastos do empreendimento. Além disso, analise os lançamentos futuros e acompanhe o orçamento empresarial.
- Controle dos prazos de coletas e pagamentos
Para fazer o fluxo de caixa da empresa, gerencie os prazos de coletas e de pagamentos. Dessa forma, você evita déficits temporários de caixa. Essa prática pode ser simplificada com estratégias como a renegociação com fornecedores.
Busque obter prazos mais longos para pagamentos, o que dará à empresa mais tempo para gerar receitas. Também é importante estimular os clientes a pagar em dia. Algumas estratégias envolvem descontos para pagamentos antecipados ou incentivo ao uso de boletos com vencimentos próximos.
- Estrutura de uma reserva financeira
Ter uma reserva para emergências é indispensável para pequenas e médias empresas. Ela representa uma maneira de se proteger contra situações de risco, como quedas não previstas nas vendas ou aumento dos custos.
Para formar essa reserva, o planejamento financeiro para PMEs deve destinar a ela um percentual do lucro mensal. Além disso, é necessário manter os investimentos de baixo risco e alta liquidez para que o dinheiro fique protegido e facilmente acessível.
Uma reserva financeira bem administrada permite à empresa sobreviver a períodos de crise, como em tempos de recessão econômica. Por outro lado, os negócios que negligenciam essa prática correm mais riscos de encerrar suas operações prematuramente.
- Automatize os processos financeiros
As empresas podem adotar ferramentas como sistemas de ERP (enterprise Resource Planning) ou softwares de gestão para fazer o fluxo de caixa. Essas soluções eliminaram erros nas anotações e agilizaram a geração de relatórios. Ainda assim, eles podem aumentar a segurança no armazenamento de dados.
Para um controle mais robusto, é possível realizar a integração dos sistemas de pagamento, da emissão de notas fiscais e de bancos em uma única plataforma. A medida facilita a consolidação de dados e permite uma visão centralizada da saúde financeira da empresa.
- Analise o fluxo de caixa recorrentemente
Ao fazer o fluxo de caixa, não basta registrar informações e projetá-las. É preciso analisá-lo periodicamente para garantir a eficiência do planejamento financeiro para PMEs.
Portanto, crie relatórios semanais ou mensais para acompanhar informações referentes aos ganhos e às despesas e ao impacto das diferentes épocas do ano nas finanças. Essa prática ajuda a corrigir desvios e manter um maior controle financeiro.
- Monitore os indicadores financeiros
Como você aprendeu, para um controle eficaz do fluxo de caixa, a gestão deve ir além do registro de entradas e saídas de recursos. Existem indicadores que podem oferecer uma visão mais detalhada sobre a saúde financeira da empresa.
Considere acompanhar os seguintes indicadores:
- Margem de lucro : indica a porcentagem do lucro que a empresa gera em relação à sua receita. Se ela for baixa, pode sinalizar que os custos operacionais estão elevados ou que a precificação dos produtos não é adequada.
- ROI (retorno sobre investimento) : mede o retorno gerado pelos investimentos feitos pela empresa, considerando o valor gasto e o lucro obtido.
- Ticket médio : aponta qual é o valor médio gasto pelos clientes em cada compra. Assim, o indicador ajuda a entender o comportamento do consumidor e a identificar oportunidades para aumentar a receita.
- Definir metas financeiras claras
As metas estipuladas fazem a diferença no planejamento financeiro de PMEs. Afinal, elas podem orientar a gestão do fluxo de caixa e as escolhas de investimentos. Por essa razão, estabeleça objetivos claros, como, por exemplo, aumentar a margem de lucro em 10% ao longo de seis meses.
Essas metas ajudam a empresa a manter o foco no planejamento, garantindo que as decisões sejam tomadas com base nas prioridades condicionais.
Neste artigo, você aprendeu por que e como fazer um fluxo de caixa eficiente. A estratégia pode ajudar as PMEs a crescer de forma sustentável. Por isso, siga os 9 passos listados e tenha um planejamento financeiro sólido.
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